Gestão Jurídica: construindo pontes entre pessoas, processos e operações
Um fluxo pode estar bem desenhado e, ainda assim, não funcionar. Basta que uma etapa mude sem que todos saibam, que uma responsabilidade fique subentendida ou que uma dificuldade recorrente nunca chegue a quem poderia resolvê-la. Muitas vezes, o que separa um processo eficiente de um processo que gera retrabalho está menos na ferramenta ou no procedimento e mais na qualidade das conversas que existem em torno dele.
Antes de avançar, vale uma breve distinção entre Gestão Jurídica, Controladoria Jurídica e Legal Ops. As três dialogam intensamente e, por isso, é compreensível que em muitos momentos sejam tratadas como equivalentes. Seus focos, porém, são distintos. A Gestão Jurídica é o conceito mais amplo. Refere-se à forma como o escritório planeja, organiza e conduz sua operação jurídica, alinhando pessoas, processos, recursos e tecnologia aos objetivos do negócio. É nesse contexto que a Controladoria Jurídica e o Legal Ops se inserem, cada qual com sua contribuição própria.
A Controladoria Jurídica atua para garantir a padronização das informações, o controle operacional dos dados e a compreensão e organização dos fluxos de trabalho, entre outras atribuições. Soma-se a isso uma competência de grande relevância, que é o contato direto com o cliente, seja ele interno ou externo. O Legal Ops, por sua vez, parte da leitura das informações produzidas pela Controladoria para impulsionar a eficiência. Sua contribuição está em agregar estratégia e promover a evolução da operação jurídica em todo o seu ciclo, do atendimento ao cliente ao encerramento do processo, inclusive nos softwares jurídicos. Em síntese, a Controladoria Jurídica gera dados, informações e percepções sobre a operação; o Legal Ops interpreta esse material e, com cautela e análise criteriosa, propõe transformações na atuação das áreas. Juntas, as duas áreas dão concretude à Gestão Jurídica no dia a dia do escritório. Embora essa relação seja estreita, o Legal Ops não se restringe à Controladoria e alcança também outras áreas, como o financeiro e os recursos humanos.
A partir daqui o assunto deixa de ser apenas da Gestão Jurídica, da Controladoria Jurídica ou do Legal Ops e passa a ser de cada um de nós. Por mais bem definidos que sejam os papéis, nenhum deles se sustenta sem um elemento que atravessa todas as áreas e que raramente recebe a atenção que merece: a comunicação.
É comum tratar a comunicação como algo que acompanha a gestão: o aviso enviado depois da decisão tomada, o alinhamento feito somente quando surge uma dúvida. Na Gestão Jurídica, ela ocupa um lugar anterior. No diálogo, descobre-se como cada área trabalha, do que cada uma precisa e onde as expectativas divergem. Sem essa compreensão, qualquer solução corre o risco de responder a um problema que ninguém tinha, ou de ignorar aquele que todos sentem.
Uma demanda que, aparentemente, começa com o advogado peticionante passa por equipes técnicas, depende de registros administrativos, repercute no financeiro e se apoia em sistemas mantidos pela tecnologia. Controladoria e Legal Ops acompanham esse percurso por inteiro, o que lhes permite construir soluções mais adequadas, desde que pensadas com quem está em cada ponto do caminho. Sua contribuição está em aproximar perspectivas e facilitar a rotina, e não apenas em transmitir orientações ou cobrar entregas.
Cada operação tem ritmo, linguagem e urgências próprias, e o que parece simples visto de fora pode envolver etapas delicadas para quem as executa. Ouvir dificuldades com atenção genuína, acolher sugestões e manter canais acessíveis faz com que as pessoas se sintam à vontade para dizer o que não está funcionando. Um canal procurado somente quando algo já deu errado informa muito pouco.
Boa parte dos desalinhamentos nasce de informações que pareciam óbvias para quem as detinha. Quando responsabilidades, prazos internos e mudanças de procedimento são compartilhados com clareza e no momento certo, diminuem as falhas de execução, o retrabalho e o desgaste de expectativas desencontradas. Explicar o motivo de uma mudança é tão importante quanto anunciá-la, porque quem compreende a razão de um procedimento tende a aplicá-lo com mais segurança e a sugerir ajustes que o aprimoram.
As oportunidades de melhoria costumam surgir de trocas simples, como um feedback, o relato de uma experiência ou o registro de uma dificuldade. A gestão compartilha o que observa no conjunto; as equipes trazem o que vivem no dia a dia. Da combinação dessas visões nascem soluções que nenhuma das partes construiria sozinha. A Gestão Jurídica pode criar espaços de conversa e organizar o que é compartilhado, mas o diálogo só se sustenta quando todos participam dele. A comunicação não pertence a uma única área.
No fim das contas, processos, sistemas e indicadores são instrumentos valiosos, mas ganham sentido quando refletem conversas bem conduzidas. Uma Gestão Jurídica verdadeiramente integrada começa no diálogo, na disposição de ouvir e de ser ouvido, e se fortalece cada vez que uma solução é construída a várias mãos. É nessa ponte, percorrida nos dois sentidos, que o escritório encontra a sua melhor forma de trabalhar.
Karoline Soares
Controladoria